İşteki verimliliğinizi artıracak zaman yönetimi ipuçları

Günümüzde, hepimiz bir yerlere koşuyoruz, sürekli acelemiz var ve bu nedenle de hiçbir zaman yeterli vaktimiz olmadığından şikayetçi oluyoruz. Ancak bunun sebeplerinden biri de zamanımızı iyi bir şekilde değerlendiremiyor oluşumuz.

Şirket yöneticisi, girişimci ya da bir firmada çalışan biri olmanız fark etmez. İş hayatındaki herkesin en büyük sıkıntısı, hem işleri yetiştirmeye hem de verimliliklerini artıracak çalışmalara odaklanmak için yeterli vakti bulamaması.

İşinizdeki verimliliğinizi artırabilmek için zaman yönetiminizi iyi bir şekilde yapmanız ve günlük/haftalık işlerinizi buna göre belirlemeniz gerekiyor. Zaman yönetimi yapmak, işlerinizi daha hızlı bir şekilde tamamlamanızı sağlayacağı gibi kendinize daha çok vakit ayırarak, yaratıcı çalışmalar yapmaya da vaktinizin kalmasını sağlayacaktır.

Günlük ve haftalık işlerin bir listesini yapın

Zamanınızı iyi yönetebilmek için öncelikle hangi işleri yapmanız gerektiğinin bir planını çıkartmanız gerekiyor. Öncelikle bir hafta içinde yapmanız gereken işleri belirleyin ve bir listesini çıkartın. Sonrasında her gün için, bu haftalık işlerin tamamlanması için günlere özel bir liste hazırlayın.

Hafta içinde, yapılan işlere ve sonuçlarına göre yeni görevler de çıkabilir tabii ki. Bu durumda da bu görevleri de listelerinize ekleyerek, haftalık çalışma planınızı oluşturun.

Önceliklerinizi belirleyin

İlk olarak yapılması gereken ve önceliği olan işlerinizi belirleyin. Yapılacaklar listesindeki görevlerde, bu önemli olan işleri belirleyerek, ilk olarak bunları tamamlamaya çalışın. Öncelik seviyesi düşük olan işleri, listenin sonlarına koyun.

Her bir görev için bitiş süresi koyun

İş yapma hızınıza göre her bir görev için bir bitiş süresi koyun. Bu işin yoğunluğuna göre birkaç saat ya da birkaç gün de olabilir. Önemli olan, her bir görevin ne kadar sürede tamamlanabileceğini önceden belirlemeniz.

Tabii ki bu görevleri daha kısa ya da daha uzun sürede bitirebilirsiniz; ancak her bir görev için belli bir bitiş süresi koyduğunuzda, her bir görev için tahmini olarak ne kadar zaman harcamanız gerektiğini önceden görmüş olur ve daha iyi planlamalar yapabilirsiniz.

Aynı anda birden fazla görev tamamlamaya çalışmayın

İş dünyasında mecburiyetten yapılan; fakat yanlış bir yaklaşım olan aynı anda birden fazla işle ilgilenme durumu, verimliliğinizi olumsuz etkileyen bir faktördür. Aynı anda birçok farklı konuya odaklanmanız gerektiği için, iş yapma süreniz uzar ve her görevin bitiş tarihi de uzar.

Odağınızı koruyabilmek için, tek bir iş üzerine yoğunlaşıp, onu bitirdikten sonra diğer işe geçin. Bu şekilde çalıştığınızda işleri daha hızlı tamamladığınızı göreceksiniz.

En aktif olduğunuz saatleri belirleyin

Herkesin iş yerinde aktif olduğu saatler farklıdır. Kimileri sabah saatlerinde daha iyi çalışırken, kimileri de öğleden sonra daha verimli olur. Bu durumda çalışma konusunda en verimli olduğunuz saatleri belirlemeniz, iş yoğunluğunuzu daha etkili dağıtmak için size yardımcı olacaktır.

En zor işleri ilk önce yapın

En aktif ve verimli olduğunuz saatleri en iyi değerlendirme yollarından biri de en zor işleri bu zaman dilimlerinde yapmak olacaktır. En zor işlerin ilk önce ve bu zaman dilimlerinde ele alınması, bu görevlerin üstesinden gelmeyi kolaylaştırır.

Dış dünyayla olan iletişimlerinizi sınırlayın

Çalışırken, dış dünyayla olan bağlantılarınızı biraz kopartmanız gerekiyor. Sosyal mecralar ya da e-postalar dikkat dağınıklığının en büyük sebepleridir. Devamlı olarak bildirim kontrolleri ya da e-posta kontrolleri yapmak, dikkatinizi büyük ölçüde dağıtır. İşle ilgili önemli e-postalar bekliyorsanız, bunları da belli aralıklarla kontrol etmenizde yarar var.

Sosyal mecraları iş süresi içerisinde mümkün olduğunca bir kenara bırakmalısınız. Gün içinde 1-2 kereden fazla bu platformları kontrol etmemek size çok yararlı olacaktır.

Toplantı sürelerinizi limitleyin

Toplantı sürelerinizi limitlemek de oldukça faydalı olabilecek bir yöntemdir. İşle ilgili toplantılarınızı yarım saat içinde bitirmek veya maksimum 1 saat içerisinde tamamlamak işlerinize odaklanmayı kolaylaştırır. Ancak saatler süren toplantılar nedeniyle, hiçbir zaman iş yapmaya odaklanamayacağınız için, verimliliğinizi öldürmüş olacaksınız.

Mola vermeyi unutmayın

İşlerinizi yaparken, bir yandan da mola vermeyi unutmamanız gerekiyor. Aralıksız çalışmak da dikkatinizin dağılmasına ve odağınızın kaymasına neden olabilir. Uzmanların önerisi, 1 saat içinde 50 dakika çalışıp 10 dakikalık aralar vermek şeklindedir.

Burada farklı yöntemler de deneyebilirsiniz; fakat kafanızı kaldırmadan devamlı olarak çalıştığınızda bir süre sonra odaklanma ve yorgunluk gibi sorunlar yaşayacaksınız.

Belli periyotlarla ara vermek, beyninizi rahatlacağı için, işin başına döndüğünüzde daha konsantre bir şekilde işe kendinizi vermenizi sağlar.

Yeni görevleri, listenizin sonuna ekleyin

Çalışırken, bir yandan farklı ve yeni görevler de ortaya çıkabilir. Yapılan yanlışlardan biri de bu işleri, listedeki işlerin arasına almak olacaktır. Bunun yerine, planınızı bozmamanız ve yeni görevleri listenin sonuna eklemelisiniz. Planınıza sadık kalarak önceliği yüksek olan işlerinizi tamamlamalısınız.

Beklenmedik durumlar için belli zaman aralıkları oluşturun

İş hayatında her an beklenmedik bir durumla karşı karşıya gelebilirsiniz. Bu nedenle de iş planınızı oluştururken, aralarda esneklik payı bırakabileceğiniz alanlar yaratmalısınız. Öncelikli işlerinizin önüne geçebilecek bazı özel durumlar da yaşanabilir ve bunlara hazırlıklı olmalısınız.

“Hayır” demeyi öğrenin

Her an herkese evet demek, kimi zaman iyi bir şeymiş gibi algılansa da aslında, bizi bu kadar meşgul eden ve zamanımızı çalan durum, herkese evet dememiz.

Bunun önüne geçmek için ara ara hayır da diyebilmelisiniz. Sizin önceliklerinizin ve verimliliğinizin önüne geçecekse başkalarına vakit ayırmamalısınız. Hayır demek bazen kolay olmasa da, başkalarının sizin zamanınızı çalmaması için, nazik bir şekilde karşınızdakine hayır diyebilmelisiniz.